Effectief beïnvloeden

Beïnvloeden is een belangrijke vaardigheid. Niet alleen om jouw goede idee uitgevoerd te krijgen maar ook om prettig samen te werken met collega’s en leidinggevenden. De meeste mensen hebben hun eigen stijl ontwikkeld om anderen te beïnvloeden en voelen zich machteloos als deze stijl niet werkt. Hoe kun je meer invloed uitoefenen op je omgeving?

 

Duwen of trekken

Er zijn twee hoofdstijlen (richtingen) om te beïnvloeden: duwen of trekken. Bij duwen ga je uit van je eigen belang en wensen. Duwen wordt een harde, competitieve stijl noemen. Het is heel resultaatgericht. Bij trekken begin je bij het belang of de mening van de ander. Er wordt aangesloten bij zijn gevoelens om hem vervolgens van zijn standpunt af te trekken. Er zijn twee duwstijlen (overtuigen en aansporen) en twee trekstijlen (onderzoeken en inspireren). Binnen elke stijl zijn er een paar soorten gedragingen.

 

Richting Stijl Gedrag
Duwen Overtuigen Voorstellen doen

Argumenteren

Aansporen Normen stellen

Beroep doen op autoriteit

Oordelen

Onderhandelen

Trekken Onderzoeken Vragen stellen

Luisteren

Inspireren Inspirerende missie geven

Ontwikkelen en feedback geven

Teamwerk stimuleren

Persoonlijk beroep doen

Coalities sluiten

 

Overtuigen

Met deze stijl richt je je op het verstand van je toehoorders, op hun redelijkheid. Je kunt het op twee manieren doen.

1. Voorstellen doen

Hierbij neem jij het initiatief, bijvoorbeeld in een vergadering: “Ik zou het als volgt willen aanpakken…”

2. Argumenteren

Vervolgens komen er reacties op je voorstel. Dan moet je argumenten aanvoeren: “Mijn aanpak heeft de volgende voordelen…”

Deze twee soorten gedragingen worden vaak gebruikt, met name in situaties waarin:

  • Je even ‘machtig’ bent als de anderen
  • Je toehoorders tijd hebben om naar je argumenten te luisteren
  • De situatie ontspannen is, zonder emoties of conflicten

 

Om overtuigend te zijn moeten de voorstellen en argumenten aan bepaalde eisen voldoen op het gebied van structuur, voorbeelden tegenover statistische gegevens, meerdere kanten, herhaling en redundantie, retorische vragen, beroep op angst, en tot slot, bewijs. Behendig en passend gebruik maken van elke van deze eigenschappen zal een grotere beïnvloeding teweegbrengen. Hoe werkt dat dan?

Eigenschappen aan voorstellen en argumenten Eis aan deze eigenschappen om overtuigend te zijn
Structuur Structuur zorgt voor begrip. Chaos veroorzaakt verwarring. Zorg daarom dat de boodschap duidelijk en gestructureerd is.
Voorbeelden tegenover statistische gegevens Voorbeelden zijn gemakkelijker te begrijpen en zorgen voor een beter nadenken dan statistische gegevens. Bewijs je punten dus met voorbeelden die de ontvangers aanspreken.
Meerdere kanten Er zijn meer kanten aan ieder verhaal. Boodschappen die één kant verdedigen en de andere kant aanvallen zijn het meest effectief. Verdedig dus je standpunt, maar zorg ervoor dat je ook de zwakheden in andere gezichtspunten behandelt.
Herhaling en redundantie Hoe vaak een boodschap herhaald wordt vergroot de beïnvloeding tot op een zeker punt. Na dit punt zal de herhaling irritatie opwekken en de ontvangers ergeren. Redundantie zal het bereiken van het kantelpunt vertragen, maar zal het niet voorkomen. Herhaling werkt doordat het begrip vergroot. Weet dus dat je een boodschap meerdere keren moet herhalen om zeker te weten dat iedereen de boodschap krijgt en hem ook begrijpt.
Retorische vragen Beweringen die verhuld zijn als vragen werken goed als ze vóór de centrale boodschap zelf gegeven worden. Retorische vragen dienen om de aandacht te trekken en het nadenken over de boodschap te bevorderen. Gebruik retorische vragen daarom om de aandacht te trekken en vast te houden voordat je je belangrijkste punten maakt.
Beroep op angst Angst leidt ook tot meer nadenken over een boodschap die moet overtuigen (behalve misschien in extreme reële situaties). Als je kunt, gebruik dan boodschappen die een beroep doen op angst om de aandacht te krijgen van je ontvangers.
Bewijs Iets dat door een ander bedacht is en dat jij gebruikt, is bewijs. Het is waarschijnlijk de meest krachtige eigenschap van boodschappen die er is. Het brengt een simpele rekensom teweeg: meer goed bewijs, meer beïnvloeding. Betrek dus altijd het beste bewijs voor je ontvangers bij je boodschap.

Hierbij is het van belang het psychologisch inzicht te kennen dat mensen niet in staat zijn alle beschikbare informatie te gebruiken als zij keuzes maken. In plaats daarvan worden de meeste besluiten genomen op basis van 6 eenvoudige principes: wederkerigheid, schaarste, autoriteit, consistentie, sympathie en sociale bewijskracht. Zie blog “De psychologie van het overtuigen”.

 

Aansporen

Met deze stijl maak je gebruik van (lichte) dwang. Aansporen kan maar liefst op vier manieren.

1. Normen stellen

“De afspraak in dit team is dat we elke maandag om 9.00 uur vergaderen. Iedereen moet dus vóór negenen in de vergaderkamer zijn. Koffie halen kun je van te voren doen” Je hoeft niet per se de baas te zijn om normen te kunnen stellen. In elke groep is er iemand nodig die afspraken bewaakt. Sommige mensen zijn van nature niet zo gedisciplineerd en hebben anderen nodig die hen daarop sturen.

2. Beroep doen op je autoriteit

Als een ander zich niet laat overtuigen, kun je op je strepen gaan staan. Dit kun je doen als je een hogere functie hebt of als je inhoudelijk deskundiger bent dan de ander. Je beroept je dan op je autoriteit en drukt je mening of eisen door. Voorbeeld: Je hebt de leiding over een team. In een vergadering over de aanpak van een project, komt je team met voorstellen waar je het niet mee eens bent. Je zegt: “Ik heb uitgelegd waarom ik het wil. Je hebt me niet kunnen overtuigen dat het anders moet. We doen het daarom zo.”

3. Oordelen

Feedback geven is ook een heel krachtig middel om anderen te beïnvloeden. Je geeft aan wat je goed vindt en wat beter kan. Vaak doe je dat vanuit een norm, dus oordelen heeft ook veel met normen stellen te maken. En door het goede gedrag als voorbeeld te stellen, motiveer je de ander ook het vaker zo te doen. Een positief oordeel geeft immers veel vertrouwen. “Dat was een goede bijdrage van je in het teamoverleg, kort en krachtig”.

4. Onderhandelen

Als je onderhandelt geef en neem je allebei een beetje, en schuif je dus wat naar elkaar toe. Voorbeeld: Je bent gevraagd voor een project. Daar wil je graag aan meewerken, maar het kost je behoorlijk wat tijd en je wilt daarvoor gecompenseerd worden. Je vraagt meer dan ze willen bieden. Je wilt het project graag doen en zij willen jou graag hebben: jij levert dus wat in én zij doen er wat bij.

 

Onderzoeken

Onderzoeken is één van de twee trekstijlen. Je verplaatst je in de gevoelens van de ander, probeert hem vanuit zijn belangen naar je toe te trekken. Je geeft zoveel mogelijk ruimte aan de wensen van de ander, maar kunt toch nog de situatie naar je hand zetten. Gevoelskracht is het belangrijkste middel om te beïnvloeden.

1. Vragen stellen

Door open vragen te stellen, peil je eerst wat de ander wil. Als je weet op welke gebieden de ander invloed wil hebben, kun je bepalen hoeveel ruimte je kunt nemen. Uit zijn antwoorden kun je informatie halen waarmee je de ander kunt overtuigen.

2. Luisteren

Als je een vraag hebt gesteld, moet je uiteraard vervolgens goed luisteren en samenvatten. Doordat je de ander oprechte aandacht geeft en alle mogelijkheden biedt om zijn standpunt te verdedigen, wordt het voor jou makkelijker de ander te beïnvloeden. De ander is immers ook meer geneigd naar jou te luisteren. Stel dat je de afdelingssecretaresse zelfstandig meer e-mails wilt laten beantwoorden die op het algemene adres binnenkomen. Dan ga je eerst onderzoeken waarom ze nu zoveel mails naar anderen doorstuurt. Als dan bijvoorbeeld blijkt dat ze geen toegang heeft tot bepaalde informatie, kun je dat beter voor haar organiseren. Dan zal ze eerder geneigd zijn te doen wat je wilt, en waarschijnlijk ook nog met meer plezier dan voorheen.

 

Inspireren

Met deze stijl zorg je ervoor dat anderen er helemaal voor gaan.

1. Inspirerende missie geven

Geef anderen een doel dat ze begrijpen en waarop ze trots kunnen zijn. Het beïnvloeden gebeurt door het geven van een inspirerende missie “Wat zou het toch mooi zijn als….”

Verlangen naar de Zee (Vrij naar Antoine de Saint-Exupery, La Citadelle)
Wanneer je een schip wilt gaan bouwen breng dan geen mensen bijeen om timmerhout te sjouwen of te tekenen alleenVoorkom dat ze taken ontvangen en deel evenmin plannen mee.
Maar leer eerst mensen verlangen naar de eindeloze zee.

2. Ontwikkelen en feedback geven

Help mensen om beter te worden. Ieder mens heeft de wens om competent te zijn, te groeien in zijn ontwikkeling en expert te worden. Geef mensen concrete hulp, constructieve feedback en geef aandacht aan  het extra werk dat wordt verzet. Niets is zo eenvoudig als een bedankje en het kan een groot verschil maken voor de motivatie. Ook is het heel stimulerend om mensen te vragen iets te doen dat aansluit bij hun sterke punten.

3. Teamwork stimuleren

Mensen vinden het fijn om een gevoel van verbondenheid en saamhorigheid te hebben. Het gevoel hebben deel uit te maken van een team vergroot de motivatie.

4. Persoonlijk beroep

Bij een persoonlijk beroep doen vraag je in een sfeer van vertrouwelijkheid om de steun of instemming van de ander. Je laat daarbij uw eigen gevoelens zien. En je geeft aan dat je de ander echt nodig hebt. Dit gedrag wordt ook “onthullen” genoemd. Voorbeeld: Je wilt graag een andere baan binnen je eigen bedrijf, maar er zijn meer gegadigden. Je kent iemand binnen de afdeling waar je graag wilt werken, en vraagt deze een goed woordje voor je te doen bij zijn baas: “Kun jij niet even met Hans gaan praten?” Deze wijze van beïnvloeden kun je alleen inzetten als je een goed netwerk hebt.

5. Coalities sluiten

Door coalities te sluiten zoek je medestanders voor je doelen. Hoe meer invloed de mensen hebben die je erbij haalt, hoe sterker je coalitie wordt. Ga op zoek naar ‘natuurlijke’ medestanders. Vraag je af wie belang bij jouw idee kan hebben en wie juist niet. Voorbeeld: je bent beleidsmedewerker en werkt aan een plan voor een nieuwe brug in de stad. Er zijn verschillende opties. Je weet dat je baas een andere optie wil dan jij. Maar de wethouder en een aantal gemeenteraadsleden staan weer aan jouw kant. Je zorgt dat je ze allemaal informeel spreekt. Vervolgens ga je naar je baas en vertelt wie het allemaal met je eens zijn, dit doe je natuurlijk met tact. Een beetje een riskante manier van doen, het spelen via de interne kantoorpolitiek, maar soms heel effectief.

Om effectief te beïnvloeden is het inzetten van alle 4 de beïnvloedingsstijlen meestal vereist.

Meer lezen?

Ik post regelmatig blogs over persoonlijke effectiviteit en deze verstuur ik elke maand in een nieuwsbrief. Meld je aan via onderstaande knop.

Contact

Mail of bel me om een vrijblijvend kennismakingsgesprek in te plannen.

📧    coaching@patriciadewit.com
📱    +316 1223 8559
⛺️    Patricia de Wit Coaching
         Atalanta 64
         5121 MS Rijen
         Noord-Brabant, Nederland

📄    KVK: 61965812
📚    Algemene voorwaarden
🔒    Privacyverklaring

Nieuwsbrief

Mensen zijn op zoek naar persoonlijke effectiviteit. Het is een oerdrift in de mens zichzelf te willen ontwikkelen.

Vul je naam en email in en je wordt aangemeld voor deze maandelijkse nieuwsbrief over persoonlijke effectiviteit.